Vom Papierberg zur Erleuchtung – DZ iReport im Innovation LAB

Gastbeitrag von Ludwig Kusch*

Ein fünf Meter hoher Stapel an Papier. Was könnte das sein? Genau, der interne Quartalsbericht der DZ BANK.

Quartal für Quartal wird dieser Papierberg produziert und trotz der zahlreichen Seiten ergeben sich für den geneigten Leser bei der Lektüre häufig Fragen, die sich nur durch weitere Seiten beantworten lassen. An dieser Stelle wird der Faktor Zeit zum Problem, denn das Erstellen weiterer Seiten kostet Zeit. Zeit, in der bereits eine Entscheidung auf Basis der fehlenden Informationen gefallen sein könnte.

Dieses Problem schien wie gemacht für den Batch #5 des Innovation LAB mit Fokus auf Prozessinnovation.

Die Lösung: Interaktives Reporting

Der Rahmen für die Lösung schien klar vorgezeichnet: Weg vom statischen Reporting hin zum interaktiven Reporting. Sprich: Vom Papierberg zu einer interaktiven Website, oder technisch gesprochen von Powerpoint zu einer modernen Business Intelligence Software  (BI‑Software).

Adressatenorientierung als Maxime

Von Anfang an war klar, dass bei dem anstehendem „Medienbruch“ die Bedürfnisse der Adressaten – primär Vorstände und Bereichsleiter – klar im Fokus stehen müssen, um die Akzeptanz für das „neue Gewand“ der wichtigen Informationsquelle zu erlangen. Die Herausforderung bestand darin, mit Hilfe der neuen technischen Möglichkeiten den Prozess weiterzuentwickeln wie der Bericht vom Anwender empfangen, gelesen, redigiert und geteilt wird. Da weder die technischen Möglichkeiten der BI‑Software noch der idealtypische Prozess bekannt waren, galt es ein Stück weit ein Henne‑Ei‑Problem zu lösen.

Agiles Arbeiten als Schlüssel

Die agile Arbeitsweise des Labs half dieses Problem aufzulösen. In einem stetigen Abgleich von idealtypischem Prozess und den technischen Möglichkeiten der BI-Software entstand schnell ein Minimum‑Viable‑Product, welches eine greifbare User-Experience vermittelte.

Erste Erkenntnisse

So wurde durch das MVP deutlich, dass sich das volle Potential eines interaktiven Reportings für die Adressaten am leichtesten auf Basis von Echtdaten erschließt. Der Wiedererkennungswert der Zahlen hilft beim Orientieren und lädt zum Erkunden ein. Drill‑Down und Filter ermöglichen es Antworten auf aktuelle Fragestellungen zu erhalten. Ein anfänglicher Prototyp mit Testdaten war im Allgemeinen zu abstrakt um ließ den Mehrwert für die tägliche Arbeit nur in ferner Zukunft vermuten.
Neben dem erwarteten Feedback zum Prototypen gab es durch die Echtdaten unerwartet inhaltliches Feedback zu den Daten. Unbestritten  wird die Breite und Granularität der verfügbaren Daten erst durch die detaillierten Sichten des interaktiven Reportings sichtbar, welche das klassische Reporting nicht bietet. Die einsetzende Diskussion zur fachlichen Weiterentwicklung des Datenmodells unterstrich den Mehrwert des interaktiven Reportings.

Darüber hinaus kristallisierte sich das Tablet als bevorzugtes Medium für den Konsum des Reports heraus, gepaart mit der Möglichkeit handschriftliche Notizen elektronisch auf dem Report zu erfassen und teilen zu können.

Engpass Software

Mit der Reife des idealtypischen Prozesses zeigte sich mehr und mehr, dass sich nicht alle gewünschten Features – insbesondere im Bereich Kommentierung, Kollaboration und Workflow – mit Bordmitteln der untersuchten BI‑Softwarelösungen umsetzen ließen. Erweiterungen der Software wurden nötig und flossen in den Protoptypen ein. Teils werden die Erweiterungen temporärer Natur sein, da sich die Tools in die Richtung entwickeln. Teils werden sie auch dauerhaft sein, da sie der Philosophie des Tools widersprechen, für einen Einsatz im Unternehmen jedoch unumgänglich sind.

Let’s do it

Das Lab hat die papierlose Vision des Quartalsberichts in ein Zielbild überführt und färbt auf zahlreiche andere Reports ab. Auch über das Lab hinaus hat die agile Arbeitsweise Bestand, um der dynamischen Entwicklung bei Software und Anforderungen der Anwender Rechnung zu tragen. Ergebnis sind stetig neue Wege zu einer Lösung die immer State‑of‑the‑Art sein wird.

* Ludwig Kusch ist im Bereich Konzern-Finanzen in der Abteilung Konzern-Controlling/Ressourcensteuerung in der Gruppe Analyse und Steuerung tätig.