Wie gewinnt man einen digitalen Fünfkampf?

Mit Robotic Process Automation – kurz RPA. Ein virtueller Roboter, der das Leben leichter macht!

In meiner Nachbargruppe bei Union Investment beschäftigen sich die Kollegen mit dem Management großer, heterogener Datenmassen. Genaugenommen handelt es sich um das Datenmanagement rund um das Fondsgeschäft von Privatkunden der Genossenschaftsbanken. Viele Aufgaben sind komplex, neuartig, einmalig oder zumindest nicht gleichförmig.

Einige Aufgaben allerdings wiederholen sich regelmäßig, sind absolut gleichförmig und belasten die Zeit der Kollegen in den unpassendsten Momenten. Genau in solchen Fällen hilft RPA weiter.

Beispiel „Immobilienfondskontingentierung“:

Das Wort ist nicht annähernd so lang wie der dahinterstehende Prozess. Michael ist erst seit kurzem Datenmanager bei Union Investment. Schnell stellt er fest, dass ihn die Bearbeitung dieses Prozesses zeitlich sehr eingeschränkt.

Worum geht es dabei eigentlich? Wie das Wort schon vermuten lässt, geht es um die Überwachung des vorhandenen Immobilienfondskontingents. Bei Immobilienfonds ist die Nachfrage oft größer als das Angebot. Daher müssen die Banken einen permanent aktuellen Überblick über die Ausschöpfung des zur Verfügung stehenden Volumens haben.

Morgens dauert der Start dieses Prozesses 45 Minuten. Danach, zu feststehenden Zeiten über den Tag verteilt, noch drei weitere Male jeweils 15 Minuten. Abschließend wird abends noch eine E-Mail an rund 2.500 Mitarbeiter in nahezu allen Genossenschaftsbanken versendet. Insgesamt muss Michael also pro Tag 1,5 Stunden hierfür einplanen. Alle weiteren Aufgaben und Termine muss er für diesen Prozess unterbrechen – vier mal pro Tag!

Der digitale Fünfkampf:

Die Immobilienfondskontingentierung ist nicht nur zeitaufwändig. Sie umfasst zudem Arbeiten in fünf unterschiedlichen Systemen:

1. Die Datenabfrage aus dem Data-Warehouse mit „BusinessObjects“,
2. die Verarbeitung und Verknüpfung mit Daten aus anderen Quellen in einer Access-Datenbank
3. Berechnungen in MS Excel,
4. MS Word für die Serien-E-Mail und schließlich
5. Outlook für den E-Mailversand.

Akribisch dokumentiert Michael den Prozess mit sämtlichen Einzelschritten und den jeweiligen Systemen. Das ist die Basis. Damit kann er zusammen mit einer IT-Kollegin den Prozess innerhalb einer Woche programmieren. Dieser ist mit Abschluss der Programmierung vollständig automatisiert. Dabei steuert der RPA auch die jeweiligen Systeme durchgehend selbständig an. Eine weitere Woche wird der neue RPA auf Herz und Nieren getestet – dann geht er live.

Michael erläutert den neuen RPA Prozess

Hat sich der Aufwand gelohnt?

Seit drei Wochen läuft die Immobilienfondskontingentierung nun vollautomatisch. Und Michael bestätigt, dass sich die Programmierung gelohnt hat. Seine drei wichtigsten Gründe sind:

• 1,5 Stunden Zeitgewinn pro Tag
• deutlich größere zeitliche Flexibilität über den Arbeitstag
• Beseitigung möglicher Fehlerquellen, da Vermeidung manueller Arbeitsschritte

Haben Sie auch zeitraubende, gleichförmige Arbeitsprozesse, die Sie gerne loswerden würden? Dann prüfen Sie sie auf RPA-Fähigkeit. Und dann: Hasta la Vista!